الاتصال في المنظمات العامة

شروط زيادة فعالية الاتصالات:

· وضع خطة واضحة للاتصال الجيد عن طريق تحديد أهداف واضحة للاتصال تعريف الفرد في المنظمة على أهمية ودور الاتصالات في تحقيق أهداف المنظمة العمل على إيجاد وابتكار وسائل اتصال جيدة لتشجيع العاملين على استخدامها. 

· توعية العاملين وزيادة فهمهم لأهمية الاتصال عن طريق التدريب والندوات والمحاضرات.

· إعادة تنظيم المنظمة لتسهيل عمليه الاتصال وذلك بتقريب المسافات وإلغاء بعض المستويات الإدارية التي لا يحتاج لها العمل.

· تطوير مهارات الاتصال بالنسبة للعاملين مهارات التحدث مثل : مهارات الكتابة ، مهارات القراءة ، مهارة التفكير ، مهارات الإصغاء والإنصات.

· تنمية مهارة العاملين في استخدام وسائل الاتصال: العمل على تدريب العاملين على كيفية استخدام وسائل الاتصال بطريقة سليمة كالاجتماعات والمقابلات والخطابات والمذكرات والتقارير والهاتف وغيرها، فكل وسيلة لها طرقها الفنية.

· تطوير نظم حفظ البيانات والمعلومات: البيانات والمعلومات هي أساس كل عمليات الاتصال العمل على وضع نظام لحفظ المعلومات بطريق جيدة وفعالة تمكن العاملين من التدريب عليها واستخدامها بسهولة وحفظ المعلومات لا يعني حجبها من العاملين بل حفظها من التلف والضياع. 

· تقوية الثقة بين العاملين؛ لأن عدم الثقة لا يشجع استخدام وسائل الاتصال الشفهي، وهذا يشجع على استخدام وسائل الاتصال الكتابية، وبالرغم من أهمية الوسائل المكتوبة، إلا أن كثرة استخدامها يضيع الكثير من الوقت، ويتطلب الكثير من الجهد.

· مراعاة الفروق الفردية بين الأفراد ، يجب مراعاة الفروق الفردية للأشخاص المراد الاتصال بهم سواء من العاملين او الجمهور ؛ فالفروق الفردية من حيث : الميول أو القدرات أو الاتجاهات ، المستوي الوظيفي والثقافي والاجتماعي. 

· التخلص من العوائق النفسية لأن العامل الذي يشعر بالنقص والاضطراب النفسي يحجب المعلومات عن الآخرين رغبة في القيمة أو الخوف من تزويد الآخرين بالمعلومات، والموظف الانطوائي يميل الى استخدام الأسلوب الكتابي ويتحاشى مواجهة الآخرين.

· تزويد الاتصالات الغير رسمية بالمعلومات والحقائق . وجود جسر مفتوح لتدفق المعلومات في كل اتجاه .

· عدم تجاهل نظام الاتصال الرسمي لشبكات الاتصال غير الرسمي.