إذن فالدافع هو: الناتج السلوكي للحاجة أو الرغبة، ويعمل على الوصول إلى الهدف الذي يسُدُّ هذا النقص، ويُقصد بالهدف: أي شيء يعمل على الوفاء بمتطلبات الحاجة. وعلى سبيل المثال: فالشخص الذي لديه رغبة قوية في رفع دخله المادي؛ قد يحاول (الدافع) زيادة ساعات عمله (السلوك) بأمل الحصول على دخل مادي أعلى (الهدف).
أما الحوافز: فهي النتيجة، أو العائد المادي أو المعنوي الموجود في المحيط الخارجي، الذي يود أن يحصل عليه الفرد، ومن أمثلة الحوافز في مجال الأعمال: زيادة الأجر، والأمن الوظيفي، والترقيات الوظيفية، والمركز الاجتماعي، والتقدير، وغيرها.
والمدير الفعال هو الذي يستطيع التعرف على دوافع وحاجات الأفراد التي تؤثر في سلوكهم، ثم يحدد الحوافز التي تشبع هذه الحاجات، فتَلاقي الحوافز مع الحاجات والدوافع يحققُ حالة الرضا عند الفرد العامل[1].