إنَّ التنظيم بالمفهوم العام يعني الترتيب المنهجي للأنشطة والأفراد داخل المنظمة، وعندما يصبح لدى المنظمة شخصان أو أكثرُ من العاملين؛ فإننا بحاجة إلى تقسيمٍ للمهام والأدوار فيما بينهم، وكلما زاد حجمُ المنظمة والعاملين فيها؛ احتجنا إلى إنشاء أقسام مستقلة لأداء وظائفَ مختلفـةٍ، ثم تحديـد علاقات وخطوط اتصال واضحة بين هذه الأقسام. ومن بين التعريفات الأكثر وضوحًا للتنظيم أن: التنظيم «عملية هيكلة الموارد والبشرية والمادية؛ لتحقيق أهداف المنظمة»[1].
| وصف أحد الكُتاب عهد عمر بن الخطاب بالمركزية في الإدارة، فقال: |
| لقـد فرضتْ ظروف الدولة في عهد عمـر أسلوبَ المركزية في الحكـم؛ بل إن عمر قد سلك أسلوبًا مركزيًّا لا نكاد نجد له مثيلًا في التاريخ. |
وتشكل وظيفة التنظيم دورًا إستراتيجيًّا للمنظمة؛ حيث تساعد على تحقيق التكامل والتنسيق بين الإدارات والوحدات التنظيمية، وتوجيه العاملين نحو الأهداف الإستراتيجية للمنظمة بشكل متناغم، كما تحافظُ على القدرات التنافسية للمنظمة، وتعزز من قدرة المنظمة على التعامل الفعال مع مختلِف العوامل الداخلية والخارجية المؤثرة في المنظمة. ويمكننا أن نحدد العناصر الأساس لأهداف عمليات التنظيم كما يلي:
| لكل جهـد منظم عائدٌ مضاعَف. |
1- تحديد الأنشطة والمهام التي يتعين القيامُ بها لتحقيق أهداف المنظمة.
2- تقسيم الأنشطة والمهمات إلى وحدات ووظائف متشابهة، بحيث تكون الأنشطة والمهمات المتشابهة والمتقاربة من اختصاص وحدة في المنظمة.
3- تقرير العدد المناسب من الوظائف والأفراد في المنظمة.
4- توصيف الوظائف في المنظمة، وتحديد الصفات والمؤهلات للأفراد.
5- تحديد الصلاحيات والسلطات الممنوحة لكل وحدة إدارية في المنظمة.
6- تحديد السياسات والإجراءات التي تحكم سير العمل داخل المنظمة.
7- تحديد خطوط الاتصال الأفقية والرأسية بين الوحدات والأفراد داخل المنظمة.
8- التمهيد لأداء أدوار الرقابة والمتابعة على عمليات المنظمة بشكل فعَّال.