ثالثًا: العوامل التنظيمية:

تشكل العواملُ التنظيمية البيئةَ المحيطة بالعملية الاتصالية. ومن تلك العوامل موقع الفرد في الخارطة التنظيمية، فالمعلومات تزداد تدفقًا عادة من الموقع الأعلى إلى الموقع الأقل، ونجد أن المديرين يميلون إلى التحكم في الحوار مع مرؤوسيهم، ويسعى بعض المرؤوسين إلى تحقيق رضا رؤسائهم من خلال عدم تقديم تغذية راجعة سلبية، وكل هذه العوامل تؤثر في فعالية عملية الاتصال بين الطرفين.

ومن العوامل المؤثرة في دقة وفعالية عملية الاتصال: عدد المستويات الإدارية في المنظمة، وتشير بعض الدراسات إلى أن انتقال الرسالة من المستوى الأول في المنظمة يمر عبر أربعة مستويات إدارية حتى تصل إلى المستوى التشغيلي؛ وذلك يُفقِدها أكثر من ثلاثة أرباع المحتوى أو المعنى المقصود.

وكلما زاد حجم أعضاء مجموعة العمل زاد معه حجم وتعقيد عمليات الاتصال بين المدير والمرؤوسين، كما أن زيادة التخصص في الوظائف أدى إلى وجود مصطلحات معينة لكل تخصص، وتمثل هذه المصطلحاتُ عقبةً عند الاتصال بأفراد خارج المجموعة؛ حيث لا يدركُ هؤلاء الأفرادُ المعنى الحقيقي المقصود من هذه المصطلحات.

ومن العوامل التنظيمية أيضًا: القيود المكانية؛ فقِصَر المسافة بين المدير والمرؤوسين في مكان العمل يزيد من فرص التفاعل وسهولة عملية الاتصال، كما أن بُعد المسافة بين المرسل والمستقبل يزيد من فرص تحريف الرسالة، لذلك فتعدد فروع المنظمة وتباعد الأماكن بين المركز الرئيس والفروع يسهم في تعقيد عملية الاتصال والتقليل من كفاءتها.

ومع تبعات تطور تكنولوجيا المعلومات ووسائل الاتصال؛ أصبح المدير يتعامل مع قدر كبير جدًّا من المعلومات في قراراته، وهو ما يشكل عبئًا إضافيًّا عليه، ويتطلب منه بذل جهد أكبر للتعامل مع الرسائل الواردة والاستفادة منها. كما أن اختيار تقنية الاتصال غير المناسبة قد يؤدي إلى فشل في عملية الاتصال في كثير من الأحيان.

ما الذي يمكن فعله لتقليل المعوقات التي تعرقل عملية الاتصال في المواقف التالية؟

· في بعض الأحيان لا تسمع الرسائل بشكل صحيح ؛ لأنك تعاني التشتت بسبب الضوضاء الصادرة عن آلات التصوير والتليفونات، في ظل تصميم المكتب المفتوح الذي تعمل فيه.

................................................................................................................................................................................................................................

· تعاني في أغلب الأحوال نقصًا في الموظفين؛ لأن أي طلب توظيف موظفين جدد لشغل الأماكن الشاغرة لا بد أن يقدم إلى رئيس مجلس الإدارة، وهو أعلى منك بثلاثة مستويات قبل أن يصل إلى قسم الموارد البشرية.

................................................................................................................................................................................................................................