تتميز نظم الرقابة الفعالة في المنظمات الإدارية بمجموعة من الخصائص، من أبرزها:
1- التوافق: أن يتوافق نظام الرقابة مع حجم المنظمة وطبيعتها وخططها، ومع النشاطات والعمليات التي تتم مراقبتها، وأن تتناسب مع المراكز الوظيفية والوحدات التنظيمية.
2- التكلفة الاقتصادية: يجب أن تتناسب التكاليف المبذولة لتوفير نظام رقابي مع العوائد التي تجنيها المنظمة من جرَّاء تطبيقه؛ فلا حاجة لنظام رقابي تفوق تكاليفه الفوائد الناتجة عن تطبيقه.
3- المرونة: يجب أن يتم تصميم نظام الرقابة بشكل مرن يساعد على الاستجابة لما يستجد من متغيرات أو طلبات للتحسين في المعايير والأدوات التي تصادف عمليات التنفيذ.
4- السرعة: تسهم قدرة نظام الرقابة على كشف الانحرافات بسرعة في عدم تفاقم الآثار الناجمة عن الانحراف، واتخاذ الإجراءات التصحيحية في الوقت المناسب.
5- الوضوح وسهولة الفهم: يجب أن تكون نظم الرقابة واضحة ومفهومة لدى العاملين الذين تشملهم نظم الرقابة، ويلزم كذلك أن يلمَّ المراقبون بكيفية تطبيق نظم الرقابة.
6- الموثوقية والدقة: تتطلب الرقابة الفعالة أن تكون معايير الرقابة ذات موثوقية عالية ويُعتمد عليها، ويجب أن تقيس ما يفترض أن تقيسه بدقة.
7- الجوانب الإنسانية: يجب أن لا يشعر العاملون بأن الهدف من نظام الرقابة هو مجرد اكتشاف أخطائهم ومحاسبتهم، بل يجب أن تفسر الرقابة على أنها وسيلة لمساعدتهم، وتحصينهم من الأخطاء، ومساعدتهم على تطوير أدائهم.