تتضمن وظيفة المشتريات العمليات التي تستطيع المنظمة عن طريقها أن تحدد احتياجاتها من السلع والخدمات، وأن تحدد الموردين، وتقارن بينهم، وتتفاوض معهم للتواصل إلى شروط مناسبة، كما تشمل أيضًا عمليات التعاقد مع الموردين، وإصدار أوامر الشراء، وتسلُّم المواد أو الخدمات وسداد قيمتها.
ويُعد نشاط الشراء وإدارة المواد مكملًا لنشاط التخطيط والجدولة، وتتجه المنظمات لتطبيق نظام متكامل لتخطيط الاحتياجات من المواد يربط ما بين مراحل العمليات الإنتاجية أولًا بأول. وفي مرحلة تخطيط المواد وإدارتها يتم توفير المواد الأولية اللازمة لخطط الإنتاج الموضوعة والمتوافقة مع الطاقة الإنتاجية المتاحة.