النظام هو مجموعة من العناصر تتكامل فيما بينها لتحقيق هدف معين، ويتكون النظام من ثلاثة مكوِّنات أساس؛ وهي: المدخلات، والمعالجات (العمليات)، والمخرجات. وغالبًا ما يسمح النظام بحدوث تغذية عكسية في صورة مدخلات مرتدة تسهم في التقويم والرقابة على الأداء. ويعمل النظام داخل بيئة محيطة به تقع خارج حدوده، ويتأثر النظام بهذه البيئة المحيطة ويؤثر فيها أيضًا. ويوضح الشكل أدناه المكونات الأساس للنظام:
 |
ويمكننا تعريف نظام المعلومات بأنَّه: «بيئة تحتوي على عدد من العناصر التي تتفاعل فيما بينها ومع محيطها؛ بهدف جمع البيانات ومعالجتها حاسوبيًّا، وإنتاج وبث المعلومات لمن يحتاجها لصناعة القرارات». ويوضح التعريف العناصر الرئيسة لمفهوم نظام المعلومات، وهي[1]:
1- أنه يعد بيئةً أو كيانًا قائمًا بذاته، وتفصله عن الكيانات الأخرى أو عن المحيط الذي يعمل فيه حدودٌ، وفي معظم الحالات فإن هذه الحدود غير ملموسة.
2- أنه يتكون من عدد من العناصر، وهي: الأفرادُ، وهم إخصائيو نظم المعلومات والمستخدمون النهائيون، والأجهزة الحاسوبية، والبرمجيات الحاسوبية، والبيانات، والإجراءات والأساليب التي تحكم عمل النظام وتديره.
انظر الشكل التوضيحي أدناه:
3- أنَّ عناصر نظام المعلومات تتفاعل فيما بينها ومع بيئتها المحيطة بها بصورة دائمة، ويُعد نظام المعلومات نموذجًا للنظام المفتوح الذي يتفاعل مع محيطه.
4- أنَّ الهدف الأساس لنظام المعلومات هو جمع البيانات ومعالجتها، ثم إنتاج وبث المعلومات. والبيانات هي مفاهيم لغوية، أو رياضية، أو رمزية خالية من المعنى الظاهري المتفق عليه لتمثيل الأشخاص أو الأشياء أو الأحداث؛ فمفاهيم مثل: سيارة، وصندوق، وكرسي، والرقم السادس؛ هي بيانات لا معنى ظاهريًّا لها، وهي بحاجة لأن تخضع لعملية معالجة لتتحول إلى معلومات، وتتم المعالجة عن طريق الجمع أو التصنيف أو الترتيب أو الترميز أو الاختصار أو الترجمة أو الجدولة، وغيرها من أدوات المعالجة المختلفة، وتهدف المعالجة إلى تحويل المفاهيم الخالية من المعنى الظاهري إلى مفاهيم ذات معنى تساعد في عملية صنع القرار، وتتم المعالجة عبر نظام حاسوبي. والمعلومات هي التي تنتج عن معالجة البيانات، ويمكننا تعريفها بأنها: «بيانات معالجة لها معنى وقيمة، وتستخدم في صناعة القرارات».
ويوضح الشكل أدناه مكونات نظام المعلومات: