إن أولى خطوات عملية الرقابة هي تحديد معايير الأداء، والمعيار هو مستوى الأداء المستهدف، وبدون وجوده يصعب ممارسة عملية الرقابة. ومن أهم أنواع المعايير المستخدمة في المنظمات الإدارية ما يلي:
1- المعايير الزمنية: وتبين مقدار الفترة الزمنية اللازمة لإنجاز عمل معين أو تقديم خدمة معينة.
2- المعايير الكمية: وتعبر بشكل كمي عن الوحدات أو العناصر المتوقع إنجازُها في فترة محددة، مثل: عدد الخدمات المقدمة، عدد المستفيدين.
3- معايير الجودة: وتعبر عن مستويات الجودة المطلوب تحقيقها للمنتج أو الخدمة المقدمة، وتُحدد إما مقارنة بالمواصفات القياسية أو بمثيلاتها في السوق.
4- معايير التكلفة: وتعبر عن مقدار النفقات لإنتاج وحدة واحدة من سلعة معينة أو تقديم خدمة معينة.
5- المعايير السلوكية: وتبين نوع السلوك المرغوب فيه، الذي يجب الالتزام به من قبل العاملين في المنظمة.
6- معايير الربحيـة: وتحـدد مقدار الربح المخططِ الحصولُ عليـه خلال فترة زمنية معينة.
إن تحديد معايير الأداء المناسبة واختيارها أمرٌ يتطلب المزيد من الخبرة والممارسة، وهناك ثلاثة طرق أو أساليب لوضع معايير الأداء، وهي[1]:
1- بناءً على معايير تاريخية: حيث توضع معايير الأداء استنادًا إلى خبرات وتجارِب المنظمة السابقة، ويَرى هذا الأسلوب أن المستقبل هو امتداد للماضي.
2- بناءً على معايير مقارنة: حيث تعتمد المنظمة على تجارب الآخرين لوضع معايير الأداء، ويمكن استخدام مثل هذه المعايير المقارنة على مستوى المنظمة ككل أو على مستوى الوظيفة.
3- بناءً على معايير هندسية وفنية: وتعتمد على التحليل الفني، وتنطبق هذه المعايير على العمليات الإنتاجية والصناعية، ومواصفات الآلات، ومتطلبات المواد، وحدود الجودة.
| قياس الأداء هو الخطوة الثانية في عملية الرقابة. |
كما توجد مجموعة من الأسس والإرشادات التي يجب أخذها في الاعتبار عند تحديد المعيار أو المستوى المطلوب تنفيذه، ومن هذه الأسس ما يلي[2]:
1- وضع المعيار بمستوى يناسب كل الأفراد، أي أن يكون متناسبًا مع قدرات الفرد المتوسط.
2- اختيار عدد مقبول من المعايير، بمعنى أن لا تكون هذه المعايير قليلة ولا كثيرة فيصعب تنفيذها.
3- مشاركة الأفراد في وضع المعايير، وذلك لضمان الالتزام بتنفيذها.
4- شرح هذه المعايير المعتمدة ومضمونها بدقة للأفراد، وذلك منعًا للالتباس أو الفهم الخطأ.
5- شرح الأسباب والمسوغات التي كانت وراء اعتماد هذه المعايير.
ابحث عن طرق إضافية لوضع معايير لأداء الفريق التابع لك؟